ما هي كتابة عروض المناقصات ؟

عرض المناقصة هو مجموعة من المستندات التي ترسلها استجابةً لطلب تقديم عرض (RFP) أو طلب عرض أسعار (RFQ) أو طلب معلومات (RFI) أو دعوة لتقديم عطاء (ITT) توضح خبرتك، نطاق عمل المشروع أو المنهجية والتسعير والإطار الزمني للمشروع وفريق المشروع.

ما الذي يجب عليك تضمينه في عرض المناقصة؟

على الرغم من اختلاف عروض المناقصات بناءً على المشروع والصناعة، إلا أنها تتضمن بعض المكونات الأساسية، مثل:

1. معلومات الاتصال بالعميل

تحتاج إلى تقديم اسم النشاط التجاري للعميل بالإضافة إلى العنوان ورقم الهاتف وعنوان البريد الإلكتروني.

2. اسم عملك ومعلومات الاتصال

كمقاول، تحتاج إلى كتابة اسم شركتك وعنوانك ورقم هاتفك وعنوان بريدك الإلكتروني.

3. وصف المشروع

يجب عليك تحديد اسم المشروع، ومسار العمل المخطط له (بما في ذلك المعالم، إن أمكن)، وقائمة بأي خدمات مرتبطة تقع ضمن نطاق المشروع، والنتائج المتوقعة في هذا القسم.

4. التكاليف المقدرة

هذا هو المبلغ الذي ترغب في الحصول عليه مقابل خدماتك.

بالإضافة إلى ذلك، يمكنك تضمين جدول دفع لعميلك للإشارة إلى المبالغ المستحقة وفي فترات زمنية، تتوقع أن يتم الدفع لك.

4. الجدول الزمني المقدر

يمكنك الإشارة إلى جدول زمني تقريبي هنا، بما في ذلك تواريخ بدء المشروع والانتهاء المتوقع.

كيف تكتب عرض المناقصة الرابح؟

من أجل إنشاء عرض مناقصة ناجح، يجب أن تفهم أنت وفريقك أولاً ما الذي يجعل شركتك فريدة من نوعها.

بمجرد أن تتمكن من تحديد نقاط القوة (وأي نقاط ضعف) بوضوح، يمكنك استخدام هذه المعرفة بنسبة 100% لصياغة اقتراح عرض رابح!

لكتابة عرض سعر يتفوق على منافسيك، ابدأ باتباع الخطوات التالية:

1. فهم المشروع

تأكد من أنك تعرف كل شيء يمكن معرفته عن المشروع وأهداف العميل قبل كتابة اقتراح المناقصة.

يمكنك القيام بذلك غالباً عن طريق قراءة الوصف الوظيفي، ولكن إذا كنت تعتقد أنك بحاجة إلى معلومات إضافية - ويبدو العميل متقبلاً - اسأل!

قد يقدر هذا العميل رغبتك في بذل جهد إضافي قبل تقديم اقتراحك النهائي.

2. ابحث عن عميلك

ضع في اعتبارك أن عرض المناقصة يمكن أن يكون أقل عن عملك وأكثر عن العميل. يمكنك، على سبيل المثال، إلقاء نظرة على موقع الويب الخاص بالعميل.

على سبيل المثال، كيف يتعاملون مع الخدمات؟ كيف تبدو ثقافة شركتهم؟

سيساعدك هذا في فهم التحديات التي يواجهونها والقيم التي يمثلونها - معلومات مهمة يمكنك استخدامها لصالحك.

3. تقييم المنافسة

بالنظر إلى الشركات التي تقدم نفس الخدمة التي ستساعدك في كتابة اقتراح مناقصة ناجح.

على سبيل المثال، يمكنك استخدام البيانات من تحليل تنافسي لمنافسك الأساسي لتمييز عرض التسعير الخاص بك.

4. اقتراح سلع أو خدمات إضافية

بالإضافة إلى مشروعك، يمكنك أيضاً اقتراح توفير سلع أو خدمات إضافية مجاناً لعميلك للنظر فيها.

قد يساعدك هذا على التميز عن المنافسة، وتحسين علاقاتك مع العملاء.

5. قم بتضمين خبراتك ذات الصلة

قم بتضمين عينات من منتجك أو دراسة حالة لخدمتك لإظهار أن شركتك قادرة على إكمال المشروع.

سيساعد هذا العميل على فهم القيمة التي يمكن لشركتك تقديمها بشكل أفضل فيما يتعلق بهذه الوظيفة المحددة ولماذا يجب أن يضعوا عرض المناقصة الخاص بك في أعلى قائمتهم.

6. تدقيق عرض المناقصة الخاص بك

نظراً لأن عرضك مستند مكتوب (رقمياً أو غير ذلك)، يجب عليك دائماً التحقق مرة أخرى من التدقيق الإملائي والنحوي لمقترح المناقصة الخاص بك.